Agora você pode criar fluxos personalizados na Gestão de Tarefas da mLabs e organizar suas tarefas de acordo com as etapas de trabalho da sua equipe!

Com essa funcionalidade, cada fluxo possui seu próprio quadro, permitindo acompanhar diferentes atividades, como tarefas internas, produção de conteúdo e campanhas.

Neste artigo, você vai aprender a criar e personalizar seus fluxos, adicionar tarefas e acompanhar cada etapa do processo.
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Para criar um fluxo personalizado, siga os passos abaixo.

Acesse a Gestão de Tarefas no menu da mLabs:

Na parte superior do quadro, clique em Configurações e selecione a aba Fluxos. Clique em Novo fluxo, no canto superior direito:

No campo Nome do fluxo, informe como deseja identificar o novo fluxo.
Escolha um dos modelos disponíveis para começar e clique em Criar fluxo para finalizar:

Você pode escolher entre três modelos:

• Tarefas do time: inclui as etapas A fazer, Em andamento e Concluído.

• Produção de conteúdo: inclui as etapas A fazer, Em criação, Em revisão e Entregue.

• Campanhas: inclui as etapas Planejamento, Em andamento, Em revisão e Concluído.
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Mesmo escolhendo um modelo específico, você pode personalizar suas etapas depois.
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Importante: somente usuários com permissão de Acesso total no Workflow podem criar ou editar fluxos.
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Depois de criar seu fluxo, você pode adaptar as etapas para acompanhar as atividades da sua equipe.
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Para isso:

1. Acesse Configurações na Gestão de tarefas.

2. Entre na aba Fluxos.

3. Localize o fluxo desejado e expanda suas configurações.

4. Em Etapas do fluxo, personalize as etapas disponíveis.

Você pode:

• Alterar o nome de cada etapa.

• Escolher uma cor e um ícone.

• Reorganizar a ordem das etapas utilizando as setas.

• Adicionar novas etapas ao fluxo.

• Excluir etapas que não sejam mais necessárias.
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Cada etapa representa uma coluna no quadro da Gestão de Tarefas.
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Atenção: a primeira etapa é a etapa inicial do fluxo, responsável por receber as novas tarefas. Por isso, ela não pode ser excluída ou alterada de posição.
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Nas configurações do fluxo, localize a etapa que deseja utilizar para finalizar suas tarefas e marque a opção concluir a tarefa.

Quando uma tarefa for movida para essa etapa, ela será considerada concluída e continuará visível na coluna correspondente.

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Nas configurações do fluxo, ative a opção Definir como padrão da conta, localizada abaixo das etapas.

Assim, o fluxo escolhido será aberto sempre que você acessar a Gestão de Tarefas:

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Se você possui mais de um fluxo cadastrado, pode alternar entre eles diretamente no quadro.

1. Na parte superior esquerda, localize o campo Fluxo.

2. Clique sobre o nome do fluxo atual.

3. Utilize a busca ou selecione outro fluxo na lista.

O quadro será atualizado para exibir as etapas e tarefas do fluxo escolhido.

Você também encontrará a opção Gerenciar fluxos ao final da lista, que permite acessar as configurações dos fluxos cadastrados.

Importante: o fluxo Agendamento da mLabs continua disponível com seu funcionamento de criação, aprovação e agendamento de posts.

Depois de configurar seu fluxo, você já pode adicionar tarefas para organizar as atividades da equipe.

2. Confira o fluxo selecionado.

3. Preencha o Título da tarefa.

4. Adicione as demais informações, conforme a necessidade.

5. Clique em Avançar para concluir a criação.

O título é a única informação obrigatória para criar uma Tarefa.

Você também deve preencher os seguintes campos:

• Prioridade: Urgente, Alta, Normal, Baixa ou Sem prioridade.

• Prazo: defina a data para a conclusão da atividade.

• Perfil relacionado: associe um perfil da sua conta à tarefa.

• Redes sociais: selecione as redes relacionadas à atividade.

• Tags: utilize etiquetas para organizar e localizar tarefass.

• Descrição: inclua orientações e informações importantes sobre a atividade.

• Responsáveis por etapa: defina quais usuários serão responsáveis em cada fase do fluxo.

Também é possível anexar arquivos nos formatos DOCX, PDF, GIF, PNG ou JPG, com limite de até 50 MB.

Após a criação, a tarefa aparecerá na primeira etapa do fluxo selecionado.

As tarefas podem ser acompanhadas diretamente no quadro da Gestão de Tarefas, facilitando a visualização do andamento das atividades.
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Como mover uma tarefa para outra etapa?

Você pode movimentar as tarefas de duas formas:

Pelo quadro: arraste o card da tarefa até a coluna correspondente à nova etapa.

Pelos detalhes da tarefa:

1. Clique sobre a tarefa que deseja movimentar.

2. No painel de detalhes, localize a opção Mover tarefa.

3. Selecione a etapa desejada.

Clique sobre o card da tarefa para abrir o painel de detalhes.

Nesse painel, você poderá consultar informações como:

• Etapa atual e responsáveis.

• Prioridade e prazo.

• Descrição e tags.

• Comentários, arquivos e links.

• Histórico da tarefa.

Para realizar alterações, utilize a opção Editar tarefa.

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Além da visualização por colunas, você pode acompanhar suas tarefas em formato de lista.

Para alternar entre as visualizações, clique em Lista, na parte superior do quadro.

Utilize a opção Filtros para localizar tarefas por perfil relacionado, tags, prioridade ou etapa.

Assim, você consegue visualizar com mais facilidade as atividades que deseja acompanhar.

Posso excluir uma etapa que já possui tarefas?

Sim, mas primeiro é necessário mover ou remover as tarefas existentes naquela etapa.

Depois que a etapa estiver vazia, você poderá excluí-la.

Atenção: etapas e tarefas excluídas não podem ser recuperadas.
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Os responsáveis recebem notificações das tarefas?

Sim! Os usuários definidos como responsáveis recebem notificações por e-mail nas seguintes situações:

• Quando são adicionados como responsáveis por uma etapa.

• Quando uma tarefa pela qual são responsáveis é movida para a próxima etapa.

• Dois dias antes do prazo final da tarefa.

• No dia do vencimento da tarefa.

Essas notificações ajudam a equipe a acompanhar as atividades e os prazos.
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Posso agendar um post a partir de uma tarefa?

Sim! No painel de detalhes da tarefa, clique em Agendar post.

O editor de posts da mLabs será aberto com a tarefa vinculada ao agendamento.

Se a tarefa já possuir um perfil e uma rede social associados, essas informações serão encaminhadas previamente configuradas para o editor.

Você poderá ajustar o conteúdo diretamente na tela de agendamento.

Para conhecer as opções disponíveis, confira também: Como agendar posts pela mLabs?
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Não consigo criar ou editar um fluxo. O que fazer?

Verifique se seu usuário possui permissão de Acesso total na Gestão de Tarefas.

Se não tiver essa permissão, solicite ao responsável pela conta principal que revise seu nível de acesso.

Saiba mais em: Como adicionar e gerenciar usuários convidados em uma conta mLabs?
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Prontinho! Agora você já sabe como criar fluxos personalizados e organizar suas tarefas na Gestão de Tarefas da mLabs.

Se ainda tiver dúvidas ou encontrar alguma dificuldade, entre em contato com nosso time de suporte. 😉